PICA Lifecycle Management

Aus "UNSICHEREN INSELDATEN" werden ZENTRALE FAKTEN!

Optimale Entscheidungen setzen fundiertes Wissen voraus. Das betrifft einerseits die in Verträgen getroffenen Vereinbarungen, Laufzeiten, Zahlungsfristen und Eingriffsmög-
lichkeiten und andererseits die Assets und Softwarelizenzen einer IT-Organisation. Überlebenswichtige Fragen, wie z. B. "welche Abteilung verfügt über welches Equipment?", "ist mein Unternehmen über- oder unterlizensiert?", "an welche Verträge bin ich gebunden?", "welche Kosten entstehen wo?", werden durch das PICA Lifecycle Management zuverlässig und aktuell beantwortet.

Die Situation

Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich auf einfache Art einen Überblick über ihre Verträge, ihre Hardwarebestände und Softwarelizenzen zu verschaffen. Studien belegen, dass in den meisten Unternehmen wichtige Vertragsdokumente - häufig sogar mehrfach - an unterschiedlichen Ablageorten liegen. Die Gefahr besteht, dass Vertragsinhalte nicht immer präsent sind und damit Laufzeiten, Mengenangaben etc. unbeachtet verstreichen.

Viele Unternehmen können kaum verlässliche Aussagen über den Verbleib und die Konfiguration der angeschafften Hardware (jedoch spätestens nach dem ersten Umzug) machen können.

Viel dramatischer, weil für die Geschäftsleitung rechtlich relevant ist die Situation im Hinblick auf die Softwarelizensierung. Nicht nur fehlende Lizenzen sind ein unhaltbarer Zustand. Zu viel angeschaffte Lizenzen binden unnötig Finanzmittel, die an anderer Stelle fehlen. Ein Instrument welches dem Controller, IT-Leiter, Servicemanager, Abteilungsleiter usw. sichere Informationen als Entscheidungsgrundlage liefert.

Die Lösung

Als langjährig erfolgreicher Dienstleister und treibende Kraft für vernetztes und mobiles Zusammenarbeiten ist es unser Ziel, Geschäftsprozesse durch die Integration von Standardanwendungen zu einer effizienten Information Worker Lösung auf der Basis von Microsoft Office System zu vereinfachen.

Im Bereich des Lifecycle Management kombinieren wir zusammen mit unserem Partner Spider LCM GmbH die Funktionalitäten von Vertrags-, Asset-, Lizenz– und Beschaffungsmanagement. Damit unterstützen wir Unternehmen bei der effizienten Verwaltung und dem Controlling von Verträgen sowie Hardware und Softwarelizenzen jeder Art.

Aus so genannten "Informationsinseln" werden transparente, zuverlässige Informationen an einer zentralen Stelle. Das Assetmanagement speichert beliebige Hardwareinformationen (PC, Router, Handhelds, Telefon, usw.), das Lizenzmanagement alle relevanten Softwarelizenzen (Volumen-, Einzel-, Unternehmens-Lizenzen, usw.) um rechtliche und kaufmännische Sicherheit zu erreichen (siehe auch SAM: Microsoft Software Asset Management).

Das Vertragsmanagement bildet dabei die kaufmännische / juristische Seite, also den Sollzustand, ab.

Die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen. Vertrage werden ganzheitlich betrachtet und optimiert. Mit den verfügbaren Asset- und Lizenzdaten kann eine zentrale CMDB (Configuration Management Database) gem. ITIL (IT Infrastruc.ture Library) verfügbar gemacht werden. Sämtliche Bereiche der Organisation können auf diese Daten mit entsprechenden Sichten zugreifen und so die gewünschten Informationen liefern.

Zusätzlich werden vorhandene, führende Datenquellen über Standardschnittstellen integriert (z. B. SAP, Active Directory), um typische Datenredundanzen zu vermeiden.

Die wichtigsten Funktionen

• Vertragsmanagement
  • Vertragsverwaltung
  • Vertragscontrolling
• Assetmanagement
  • Verwaltung aller Assets
  • Pflege von Funktionseinheiten (Server, Netze, PC-Arbeitsplätze, etc.)
• Lizenzmanagement
  • Inventory
  • Lizenzverwaltung
  • Soll- / Ist-Abgleich
• Beschaffungsmanagement
  • Genehmigungsprozesse
  • Bestellung von Hardware, Software und Serviceleistungen

Der Nutzen

• Prozessoptimierung
  Das alltagsrelevante Wissen über Vereinbarungen, Rahmenverträge und Auslastungen sowie über den Verbleib und die Konfiguration von Assets und die Softwarelizensierung steht bedarfsgerecht in allen not.wendigen Unternehmensbereichen zur Verfügung.
• Kostenoptimierung
  Die Unternehmenssteuerung optimiert Zahlungsströme, prüft die Auslastung von Rahmenvereinbarungen, identifiziert überflüssige Verträge. Vorhandene Hardware und Softwarelizenzen werden optimal genutzt, Kosten werden effektiv gespart.
• Transparenz
  Aussagefähige, leicht abrufbare Berichte informieren über kritische Vorgänge (SOX - Sarbanes-Oxley Act).

Technisches Zusammenspiel

• Die Lösung für das Lifecycle Management basiert serverseitig auf dem Microsoft Internet Information Server und dem Microsoft SQL Server.
• Für den Client wird ein Internet Explorer ab der Version 5.0 empfohlen sowie Microsoft Excel für die Darstellung der Reports.
• Das Kommunikationsprotokoll zwischen dem Applikation Server und dem Client ist HTML.
• Für den Datenimport und Export stehen XML Schnittstellen, ein SAP .Net Connector sowie diverse andere Connectoren zu Fremdsystemen zur Verfügung.