PICA Vertragsmanagement

Strukturiertes und effektives Vertragsmanagement

Auf der Basis von Spider Contract unterstützt Sie das PICA Vertragsmanagement bei der Erstellung, der Verwaltung und dem Controlling von Verträgen jeder Art. Alle Vertragsdaten und -dokumente werden einfach gespeichert, zentral verwaltet und können jederzeit von den dafür berechtigten Personen am Arbeitsplatz oder mobil abgerufen werden.

Die Situation

Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich auf einfache Art einen Überblick über ihre Vertragsverhältnisse zu verschaffen. Studien belegen, dass in den meisten Unternehmen wichtige Vertragsdokumente - häufig sogar mehrfach - an unterschiedlichen Ablageorten, von der lokalen Festplatte bis hin zu verschiedenen Netzwerklaufwerken und Verzeichnissen liegen.

Bereits bei der Entstehung von Verträgen sind oftmals mehrere Mitarbeiter aus Fachabteilungen, Einkauf und / oder der Rechtsabteilung beteiligt. Hierbei entstehen unterschiedliche Versionen, Zugriffsrechte müssen aufwändig vergeben werden, Autoren müssen sich zumeist mühsam über Änderungen an den Dateien informieren.

Auch nach Vertragsabschluss müssen verschiedene Personen für ihre tägliche Arbeit abteilungsübergreifend auf Verträge zugreifen. Bei mehrfach überarbeiteten Dokumenten müssen diese Mitarbeiter über die neueste Versionen informiert sein. Andernfalls werden möglicherweise sogar veraltete Versionen genutzt. Eine Suche über alle Dokumente ist oftmals zeitintensiv und führt nicht immer zum gewünschten Ergebnis.

Die Gefahr besteht, dass Vertragsinhalte nicht immer präsent sind und damit Laufzeiten, Mengenangaben etc. unbeachtet verstreichen.

Die Lösung

Als langjährig erfolgreicher Dienstleister und treibende Kraft für vernetztes und mobiles Zusammenarbeiten ist es unser Ziel, Geschäftsprozesse durch die Integration von Standardanwendungen zu einer effizienten Information Worker Lösung auf der Basis von Microsoft Office System zu vereinfachen.

Im Bereich des Vertragsmanagements kombinieren wir zusammen mit unserem Partner Spider LCM GmbH die Funktionalitäten von Spider Contract mit der Leistungsvielfalt des Microsoft SharePoint Portal Server. Zusätzlich stellen wir diese strukturierten Daten und Dokumente für einen mobilen Einsatz zur Verfügung.

Die Zielgruppe

"PICA Contract" ist für jedes Unternehmen geeignet, das eine Vielzahl von Verträgen verwaltet.

Der Nutzen

Prozessoptimierung

Das alltagsrelevante Wissen über Vereinbarungen, Rahmenverträge und Auslastungen steht sowohl am Arbeitsplatz als auch mobil ohne Umwege zur Verfügung. Belege können direkt erfasst werden.

Kostenoptimierung

Die Unternehmenssteuerung optimiert Zahlungsströme, prüft die Auslastung von Rahmenvereinbarungen und identifiziert überflüssig gewordene Verträge.

Transparenz

Aussagefähige, leicht abrufbare Berichte informieren über kritische Vorgänge.

Die wichtigsten Funktionen

• Vertragsentwicklung mit Microsoft SharePoint Portal Server
  • Teamsites & Bibliotheken
  • Workflow
• Vertragsverwaltung und -controlling mit Spider Contract
  • Kaufmännische & juristische Daten
  • Überwachung & Reporting
• Mobile Bereitstellung
  • Kundendaten & -informationen
  • Vertragsdaten & -dokumente

Technisches Zusammenspiel

• Die Lösung für das Vertragsmanagement-System basiert serverseitig auf dem Microsoft Internet Information Server, dem Microsoft SQL Server und den Microsoft Windows SharePoint Services.
• Für den Client wird ein Internet Explorer ab der Version 5.0 empfohlen sowie Microsoft Excel für die Darstellung der Reports.
• Das Kommunikationsprotokoll zwischen dem Applikation Server und dem Client ist HTML.
• Für den Datenimport und Export stehen XML Schnittstellen, ein SAP .Net Connector sowie diverse andere Connectoren zu Fremdsystemen zur Verfügung.