PICA MeetingPlace -
Die Lösung für effektive und ergebnisorientierte Meetings

Zusammenfassung für den Chef

Nutzen

• PMP ist eine Lösung zur Organisation und Durchführung von Meetings
• Sie bietet eine zentrale Bereitstellung aller relevanten Informationen
• Alle Teilnehmer werden über relevante Inhalte und Änderungen benachrichtigt

Organisation

• Die Organisation von Meetings beinhaltet Moderation, Teilnehmer, Agenda, Kalender und Ergebnisprotokoll sowie Benachrichtigung über relevante Inhalte und Änderungen
• Über vordefinierte Ansichten können Informationen, Aktivitäten und Aufgaben einschließlich deren Stati sowie Beschlüsse übersichtlich dargestellt werden
• Beiträge zum Meeting können von den Teilnehmern direkt in die Agenda eingetragen werden und werden vom Moderator koordiniert

Unterlagen

• Eine zentrale Bereitstellung relevanter Unterlagen vermeidet unnötige E-Mail Flut durch Versand von Unterlagen, wie Agenda, Protokollen und Dokumenten
• Die Problematik unterschiedlicher und veralteter Versionen wird damit aufgelöst
• Unterlagen werden in Bibliotheken bereitgestellt und können nach Bedarf versioniert werden

Durchführung

• Die Durchführung eines Meetings erfolgt direkt in MeetingPlace, koordiniert durch einen Moderator, der für das Ergebnisprotokoll verantwortlich ist
• Auf Basis der Online-Agenda können Informationen kommuniziert und diskutiert, Aktivitäten definiert, Aufgaben verteilt und Beschlüsse gefasst werden
• Alle Aktivitäten werden online im Ergebnisprotokoll als entsprechender Aktivitätstyp mit Status, Verantwortung und Zieltermin hinterlegt
• Mit Abschluss des Meetings ist das Protokoll fertig und für alle im Portal in verschiedenen Ansichten verfügbar

Benachrichtigung

• Aktuelle Informationen finden den Teilnehmer, der über alle Änderungen mittels E-Mail und Link informiert wird
• Es werden keine Dokumente verschickt sonder nur Links auf Informationen und Unterlagen
• Benachrichtigungen können aktuell, täglich oder wöchentlich erfolgen

Zusammenfassung für den Informatiker

• PMP verwendet Windows SharePoint Services (WSS) und integriert sich in die Office Arbeitsumgebung
  • WSS sind ein in Windows Server 2003 integrierter Service
  • Dieser Service beinhaltet die erforderliche Datenbank
• PMP basiert auf folgenden Komponenten
  • Microsoft Windows Server 2003
  • SQL Server 2005 Express Edition (Windows Internal Database)
  • Windows Sharepoint Services (WSS) 3.0
  • Microsoft Office 2007
• Nutzung
  • PMP ist eine browserbasierte Lösung
  • Die Nutzung der Lösung ist über das Intranet und / oder das Internet möglich

Ihre Vorteile

• PICA MeetingPlace ist Ihre Teamumgebung zur Organisation und Durchführung von Meetings - direkt in PMP mit Online Agenda!
• Alle Informationen werden zentral bereit gestellt - alle relevanten Informationen sind vorhanden und aktuell!
• Das Ergebnisprotokoll wird online erstellt. Es fallen keine Nacharbeiten mehr an - die Aktualität und Zeitersparnis gegenüber herkömmlichen Protokollen ist evident!
• Relevante Informationen über Termine, Dokumente und Ergebnisse finden den Teilnehmer in Form automatisierter Benachrichtigungen - es wird Keiner vergessen und Nichts übersehen!
• Die übliche E-Mail Flut wird vermieden, indem nur Links verschickt werden.
• PMP kann individuell an Ihre Anforderungen angepasst werden, ist flexibel und vielfältig erweiterbar.