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Customer Success Stories

Revisionssicheres Vertragsmanagement Digital. Effizient. Compliance-konform.

Wie eine High-Performance Low-Code Lösung das Vertragsmanagement modernisiert, Prozesse beschleunigt und regulatorische Sicherheit schafft.

Anforderungen

Im Bereich Mobility fehlte eine moderne, zentrale Lösung für das Management komplexer Vertragsstrukturen.

Verträge, Leistungsscheine und zugehörige Dokumente mussten revisionssicher verwaltet, regulatorische Anforderungen eingehalten und gleichzeitig die tägliche Arbeit der Fachbereiche vereinfacht werden.

Die bestehende Situation war geprägt von Medienbrüchen, hohem manuellen Aufwand und steigenden Compliance-Anforderungen.

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Die Pica Lösung

Auf Basis der OutSystems High-Performance Low-Code Plattform entwickelte PICA eine maßgeschneiderte Vertragsmanagement-Anwendung, die Prozesse digitalisiert, automatisiert und nachhaltig absichert.

Kernfunktionen der Lösung:

  • Zentrale Verwaltung von Debitoren- und Kreditorenverträgen sowie Leistungsscheinen
  • Einfacher Upload und strukturierte Ablage von Verträgen und Anhängen
  • Automatisierte Erinnerungsfunktionen und intelligente Auswertungen (z. B. Schutzstufen)
  • Revisionssichere Archivierung in Microsoft Azure Blob Storage
  • Flexible Import- und Exportmöglichkeiten für Datenmigration und Reporting
  • Rollen- und gruppenbasierte Berechtigungssteuerung
  • Vertragslöschung mit dokumentierter Freigabe durch Wirtschaftsprüfer
  • Benutzerzentrierte Oberfläche in enger Abstimmung mit den Fachbereichen
  • Schnelle Anpassbarkeit bei regulatorischen Änderungen

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Der Nutzen

Die neue Lösung schafft Transparenz, Sicherheit und Effizienz über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.

Mehrwert auf einen Blick:

  • Deutlich vereinfachte Vertragsverwaltung durch intuitive Such- und Filterfunktionen
  • Reduzierter manueller Aufwand und schnellere Prozesse
  • Revisionssichere Archivierung gemäß Compliance- und Prüferanforderungen
  • Höhere Prozesssicherheit durch klare Rollen- und Berechtigungsstrukturen
  • Zukunftssichere Plattform, die regulatorische Änderungen schnell abbilden kann

Das Ergebnis

Ein digitales Vertragsmanagement, das nicht nur effizient arbeitet, sondern auch Prüfungen souverän standhält – und gleichzeitig die Fachbereiche spürbar entlastet.

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